Wie müssen Reisen abgerechnet werden?

Für Dienstreisen gibt es spezielle Regelungen. Nachfolgend sind die wichtigsten Vorschriften aus dem Einkommensteuergesetz für Dienstnehmer zusammengefasst. In einigen Kollektivverträgen gibt es spezielle Regelungen zu diesem Thema – darauf wird in diesem Artikel nicht genauer eingegangen.

Inlandsreise

Die Berechnung der Tagesgelder von Dienstnehmern kann nach der 24-Stunden-Regel oder nach Kalendertagen (wenn es in einer lohngestaltenden Vorschrift vorgesehen ist) erfolgen.

Tagesgeld (Diäten)

Das Tagesgeld für Inlandsreisen beträgt ab einer Reisedauer von mehr als drei Stunden für jede angebrochene Reisestunde ein Zwölftel von € 26,40, d.h. € 2,20 pro angebrochene Stunde. Dauert eine Reise mehr als elf Stunden, so steht der volle Tagessatz von € 26,40 zu (zu beachten: 5- bzw. 15-Tage-Begrenzung). Sollte der Unternehmer darüber hinausgehende Spesensätze bezahlen, sind diese voll lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Nächtigungsgeld

Nächtigungsgeld steht nur dann steuerfrei zu, wenn tatsächlich genächtigt wird. Der Umstand der Nächtigung ist grundsätzlich nachzuweisen.

Bei Entfernungen von mindestens 120 km können ohne Nachweis pauschal € 15,00 pro Nacht (damit ist auch das Frühstück abgegolten) steuerfrei gelassen werden. Dieser pauschale Ansatz kann höchstens sechs Monate (183 Kalendertage) lang für den Aufenthalt innerhalb einer bestimmten Gemeinde angesetzt werden.

Beispiel (24-Stunden-Regel)

Eine Dienstreise beginnt um 8:00 Uhr des ersten Tages und endet um 16:30 Uhr des zweiten Tages. Neben dem Tagesgeld von € 26,40 für 24 Stunden und von € 19,80 (= 9/12 von € 26,40) ist ein nachgewiesener Nächtigungsaufwand einschließlich Frühstück steuerfrei. Wird der Nächtigungsaufwand nicht nachgewiesen, so sind € 15,00 nicht zu versteuern.

Auslandsreisen

Als Tages- und Nächtigungsgelder für Auslandsdienstreisen können die Höchstsätze der Auslandsreisesätze der Bundesbediensteten geltend gemacht werden.

Diese Liste finden Sie unter:

Tagesgeld (Diäten)

Die Aliquotierung der Tagesgelder bei Auslandsdienstreisen erfolgt wie bei Inlandsreisen (mehr als drei Stunden je 1/12 pro angefangene Stunde, maximal 12/12).

Stand: 30. Juli 2014